Orientacja na stawiane cele - handlowiec musi być świadomy celu, do którego zmierza. Cel pozwoli być czujnym i nie doprowadzić do sytuacji, w której negocjacje zamieniają się w przyjacielską pogawędkę o wakacjach nad Morzem Czerwonym (klienci są bardzo różni i sprowokowani, potrafią poruszać najdziwniejsze kwestie). Trzeba pamiętać o przejściu do meritum, jakim jest zamknięcie rozmowy poprzez określenie obszarów, w których widzimy możliwość współpracy z danym klientem, lub w których tę współpracę właśnie rozpoczynamy.
Świadomość kierunku, w jakim się zmierza, pozwala zachować porządek i ład w pracy. Orientacja na stawiane cele to kolejna z kompetencji, która świadczy o wartości pracownika. W tym miejscu znowu pojawia się pole dla różnego rodzaju szkoleń wewnętrznych lub firm szkoleniowych oferujących pomoc w zakresie podnoszenia efektywności pracy. Można także wykorzystywać nowinki techniczne w postaci mniej lub bardziej zaawansowanych systemów komputerowych (systemy CRM służące do zarządzania relacjami z klientami czy zaawansowane, zintegrowane kalendarze biurowe), urządzeń mobilnych (tablety, smartfony) czy innych rozwiązań z dziedziny IT (chociażby rozwiązania oparte na GPS).
Przykładowy system CRM
Umiejętność pracy pod presją czasu i radzenie sobie ze stresem - Radzenia sobie z pracą pod presją czasu jest dla branży TSL jedną z kluczowych umiejętności. To praca na wysokich obrotach, wymagająca szybkiego działania i głowy na karku. Zgodnie z opracowaniem firmy Sedlak & Sedlak, 30% ogłoszeń dotyczących naboru przedstawiciela handlowego zawiera wymóg odporności na stres*.
Wyobraźmy sobie sytuację, w której nieotrzymanie określonej informacji na czas spowoduje oddalenie spodziewanego momentu wysłania lub dostarczenia przesyłki o 24 godziny. W niektórych dziedzinach transportu taka zwłoka będzie wydłużeniem czasu transportu o 100%. Czy będzie to miało wpływ na mierniki dotyczące efektywności i terminowości dostaw? Oczywiście. Pójdźmy dalej. O ile powodem opóźnienia są niezależne od nas czynniki, takie jak pogoda, strajk czy nieprzygotowanie towaru przez producenta na czas, nie ma tragedii. Inna sprawa, jeśli jest to wynikiem złej organizacji pracy w ramach naszej struktury. Znane są ogólnie zagadnienia związane ze szczytami (sezonowością) w transporcie.
Mówi się, że planowanie czasu w TSL jest szczególnie ciężkie, zwłaszcza, że branża ta jest szczególnie uzależniona od zleceniodawców. Przytoczę tutaj przykład świetnie opisujący sytuację, w jakiej często znajdują się pracownicy działu handlowego i operacyjnego w firmach spedycyjno-transportowych. Chiński nowy rok, przypadający zazwyczaj na przełom stycznia i lutego, przypada na okres najważniejszego chińskiego święta zwanego Świętem Wiosny. Zwyczajowo trwa ono 15 dni, z tym że oficjalnie wolnymi od pracy są jedynie 3 pierwsze. Niemniej jednak wpływ, jaki mają te wolne dni na kalendarz świadczenia usług transportowych przy transporcie lotniczym, morskim i intermodalnym z dalekiego wschodu do Europy powoduje, że każdy z zainteresowanych stara się zdążyć z wypłynięciem, wylotem czy wyjazdem przed rozpoczęciem Święta. Lub, jeżeli nie zdążyło się wcześniej, jak najszybciej łapie się pierwszą możliwą okazję wysyłki po powrocie mieszkańców Państw Środka do pracy. Święto trwa oficjalnie 3 dni, jednak patrząc na układ dni w kalendarzu, z reguły robi się z tego od 1 tygodnia do 10 dni. Taka przerwa w dostawach powoduje, że zaczyna się szczególnie uaktywniać zasada popytu i podaży. Jeżeli zwiększa się zainteresowanie środkami transportu, rośnie również cena.
Szczyty transportowe powodują więc większy natłok pracy w spedycjach, a w konsekwencji zwiększenie presji, jakiej poddawani są sprzedawcy. Z reguły w tym okresie liczba kontaktów z klientami zwiększa się o kilkanaście procent. Normalną sytuacją w spedycji jest telefon o godzinie 15:30 z prośbą o przedstawienie oferty na transport oraz zaaranżowanie odbioru przesyłki, która nazajutrz powinna być dostarczona do kontrahenta na drugim końcu kontynentu. Innym dowodem specyficznego podejścia klientów do czasu i miejsca niech będzie częsty przykład pytania o możliwość przewiezienia ładunku na dalekiej trasie w dni świąteczne (Boże Narodzenie, Nowy Rok, Wigilię). Dzień przed lub nawet w dniu święta. Czy do tego typu sytuacji można się przygotować? Czy można zaplanować szczyty transportowe?
Takie sytuacje pokazują, że decyzje klientów mają znaczący wpływ na system pracy w spedycjach, zwłaszcza pod kątem natężenia działań w określonych momentach. Oczywiście na część tego typu sytuacji można się przygotować. Uprzedzając pewne ruchy konsumentów, pracownicy działu handlowego gromadzą zawczasu kluczowe informacje dotyczące prognozowanych stawek lub wolnych przestrzeni ładunkowych na środkach transportu. Innym rozwiązaniem jest informowanie klientów o operacjach specjalnych w formie newsletter’a.
Aby zadbać o siebie i swoją wydajność warto też rozważyć korzystanie z rozwiązań dotyczących redukcji stresu i organizacji czasu. Techniki miękkie, takie jak sztuka relaksacji czy łagodzenia stresu, są jednymi z uwzględnianych w zestawie szkoleń dla pracowników podlegającym szczególnym naciskom. Bogata oferta firm szkoleniowych potrafi wyposażyć pracowników w narzędzia, dzięki którym są w stanie szybko zniwelować poziom stresu i profesjonalnie obsługiwać klientów.
Sięgnij do lekcji o stresie i dowiedz się jak sobie z nim radzić.
Najlepszy handlowiec to osoba łącząca kompetencje miękkie wymienione powyżej z wiedzą i umiejętnościami nabytymi w trakcie edukacji i dotychczasowej kariery zawodowej. Więcej dowiesz się na kolejnej stronie >
* Badania przygotowane na podstawie danych zebranych za pośrednictwem, portalu pracuj.pl
