JAK POPROWADZIĆ SPOTKANIE:
Umiejętność prowadzenia zebrań jest jedną z cech przywództwa i kluczową umiejętnością managera. Przygotowanie prowadzącego, angażowanie uczestników, moderowanie spotkania i koncentracja na celu przekłada się na efekt końcowy. Energia i profesjonalizm angażują zespół.
1. Bądź gospodarzem:
Spotkania potrzebują lidera a dokładnie gospodarza, osoby czuwającej nad jego przebiegiem. Prowadzącym jest zazwyczaj organizator zebrania lub osoba wyznaczona przez organizatora, np. ze względu na odpowiedzialność za dane zadanie. Lider wita uczestników, przedstawia cel i efekt końcowy. Kontroluje czas, zachęca do aktywnego uczestnictwa i moderuje dyskusje. Jeśli w czasie spotkania pojawią się sytuacje trudne, np. mówienie rozwlekle lub nie na temat, ostre różnice zdań, brak zaangażowania lub nadgorliwość jednego z uczestników itp., warto zastosować któryś z poniższych technik:
- odwołanie do tematu i rezultatu spotkania
- wspieranie zachowań pozytywnych takich, które wnoszą wartość do spotkania
- pytania domykające: “Czy możesz powiedzieć jednym zdaniem, o co chodzi?”, “Czego w związku z tym oczekujesz?”
- pytania otwarte skierowane do konkretnych osób: “Maciek, jakie ty widzisz rozwiązanie?”, “Czy rozmowa o tym przybliża nas do rozwiązania omawianego problemu?”
- odwołanie się do zasad obowiązujących podczas spotkania
- podsumowanie, parafrazowanie, dopytywanie
2. Rozpocznij o czasie:
Powszechnym zwyczajem jest rozpoczynanie spotkania, dopiero kiedy pojawią się wszyscy uczestnicy. Przysłowiowe “5 minut” potrafi przeciągnąć się do 15-tu i tym samym zdemotywować tych, którzy pojawili się o czasie. Punktualne rozpoczęcie jest wyznaczeniem standardów pracy i okazaniem szacunku uczestnikom. Nikt nie lubi wyślizgiwać się do sali, gdy spotkanie już trwa, to skutecznie motywuje do pojawienia o czasie.
3. Jasność co do efektu spotkania:
Uczestnicy powinni mieć jasność co do tego, jaki jest cel spotkania i w jaki sposób efekt ma zostać osiągnięty. “Spotkaliśmy się dziś, aby wypracować rozwiązanie w sprawie…. Czas podjąć dalsze działania i jestem otwarty na propozycje. Zależy mi, abyśmy wyszli z tego spotkania zgodni co do dalszych kroków, które następnie wdrożymy w życie. Na wypracowanie rozwiązania mamy godzinę.” Nie powinniśmy przechodzić do dalszej części agendy, jeżeli wśród uczestników nie ma jasności w tym względzie. Trudno przewidzieć, w którą stronę rozwinie się dyskusja i jak zażarta będzie, tym bardziej istotna jest jasność co do celu, efektu i ram czasowy zebrania. Istotna jest kontrola, czy to już walka na argumenty, czy faktycznie poszukiwanie rozwiązania.
4. Parkowanie wątków pobocznych:
Często zdarza się, że w trakcie spotkania pojawiają się ważne tematy, których nie uwzględniliśmy w agendzie. Aby o nich nie zapomnieć, warto wygospodarować przestrzeń na tablicy lub w komputerze o nazwie “Parking”. W miejscu tym powinny znaleźć się wszystkie tematy, które wywołują wiele emocji, ale bezpośrednio nie wiążą się z celem zebrania. Ważne jest, aby wrócić do nich, kiedy wystarczy czasu lub podczas kolejnego indywidualnego, lub grupowego spotkania. Parkowanie spraw pobocznych jest jedną z metod moderowania dyskusji, a wypisane kwestie mogą stanowić wartość dodatkową spotkania.
5. Angażowanie wszystkich uczestników:
Spotkania powinny odbywać się w niewielkich grupach, do których zapraszamy osoby istotne dla danego tematu. Selekcja pozwala zadbać o przestrzeń do wypowiedzi dla wszystkich uczestników. Zdarza się jednak, że pomimo kameralnego grona, nie wszyscy chętnie wyrażają swój głos. Powodem może być obawa przed oceną ze strony uczestników, czy skoncentrowanie całej uwagi na osobach dominujących w dyskusji. Zadaniem lidera jest zarządzanie rozmową w takich sposób, aby od samego początku zaangażować wszystkich uczestników i wsłuchać się w ich wypowiedz. Szczerość i zaufanie pozwala podnieść poziom dialogu.
Czasami warto, aby osoba prowadząca spotkanie była neutralna co do treści wypowiedzi, szczególnie jeśli celem jest dyskusja i podjęcie ustaleń. Lider z racji swojej funkcji może wpływać na punkt patrzenia uczestników. Nie opowiadanie się za żadnym rozwiązaniem, czy niezabieranie głosu w wymianie myśli zapewnia swobodę w generowaniu rozwiązań i poddawaniu ich dyskusji.
6. Zamknięcie tematu i przejście do następnego:
Przejście do kolejnego tematu w agendzie odbywa się dopiero po domknięciu wcześniejszego wątku. Jeżeli dotyczył on podjęcia decyzji, wszyscy powinni być do niej zgodni. W innym przypadku temat może wypłynąć po raz kolejny, co podważa całość wcześniejszej pracy. Możemy zapytać: “Czy ktoś chciałby jeszcze coś w tej sprawie powiedzieć, zanim przejdziemy do następnego tematu?” Podjęcie decyzji wiąże się przydzieleniem osób odpowiedzialnych za jej wdrożenie. Nie ma niczego gorszego niż odpowiedzialność zbiorowa.
Jeżeli przejdziemy zbyt pośpiesznie do kolejnego punktu w agendzie, możemy stracić to, co zostało wypracowane, a uczestnicy wyjdą ze spotkania w poczuciu niepewności co do ustaleń. Należy położyć nacisk, by wszystkie tematy były konsekwentnie domykane.
Strona 2/3