ZAKOŃCZENIE SPOTKANIA
1. Co, kto i na kiedy:
- CO - co ma zostać zrobione
- KTO - wyznaczenie jednej osoby odpowiedzialnej
- KIEDY - do kiedy ma zostać wykonane
Spotkanie kończy się w momencie, podsumowania ustaleń w odniesieniu do celu i zakładanego efektu oraz po określeniu dalszych działań według zasady - kto, co i na kiedy. Nawet kiedy czas spotkania dobiegnie końca, a rozwiązanie się nie wyłoni, mimo wszystko należy ustalić dalsze działania.
Na 10 minut przed końcem spotkania, warto rozpocząć rozmowę na temat tego, co wydarzyło się na spotkaniu. Następnie spisać, kolejne kroki, wraz z terminem realizacji i osobą odpowiedzialną. Po naszej stronie leży odpowiedzialność za egzekucję zadań. Deklaracje stanowią zapewnienie, że spotkanie nie było tylko luźną pogawędką, a wartościową pracą przekładającą się na wymierne korzyści dla organizacji i zespołu.
2. Zakończ o czasie:
Odpowiedzialność za kontrolę czasu leży po stronie prowadzącego. Kiedy spotkanie dobiega końca, to moment na podsumowanie i dalsze uzgodnienia. To ważne, aby zebranie zakończyć o czasie. Jeżeli oczekujemy od uczestników punktualności, ta sama zasada dotyczy ciebie. Przeciągniecie spotkania, wiąże się z ryzykiem, że ktoś będzie musiał wyjść i nie uda się domknąć tematu. Przedłużające się spotkania są również demotywujące i trudno o zaangażowanie uczestników.
Na zakończenie należy upewnić się, czy wszystko jest jasne i podziękować uczestnikom za czas oraz zaangażowanie.
3. Wyciągnij wnioski:
Dobrą praktyką jest poświęcenie kilku minut po spotkaniu na jego ocenę i autorefleksję. Dzięki temu jesteśmy w stanie doskonalić swoje umiejętności, wprowadzając poprawki do kolejnych spotkań.
Jeżeli nie udało się wypracować zakładanego efektu, warto zweryfikować z kilkoma lub wszystkimi uczestnikami spotkania co było tego powodem. Warto również zapytać o oczekiwania względem kolejnych zebrań, aby mogły być one bardziej efektywne. Może to być rozmowa lub anonimowa ankieta.
4. Roześlij ustalenia:
Częstym powodem nieefektywnych spotkać jest zaprzestanie dalszych działań po zebraniu. To błąd, koniec spotkania to nie koniec pracy w danym temacie. Dalsze ustalenia powinny być wpisane do dedykowanego systemu zarządzania zadaniami i rozesłane do osób zaangażowanych i związanych z tematem. Należy również ustalić, w jaki sposób będą sprawdzane postępy, przez kogo i jak często.
Jeżeli zespół pozytywnie wywiąże się z obowiązków, można zaplanować celebrację sukcesu. Takie docenienie działa motywująco.
Umiejętność prowadzenia spotkań rozwija się wraz z doświadczeniem pod warunkiem, że uczymy się na błędach. Szlifowanie wyżej wymienione zasad i konsekwentne trzymanie się wskazówek stanie się wyznacznikiem pracy i profesjonalizmu. Wprowadzenie dobrych praktyk z biegiem czasu zmieni się w naturalny rytm działania.
Powodzenia!
Lekcje które mogą cię zainteresować:
Strona 3/3