2. Dokumenty logistyczne
Procesy magazynowe opierają się na dokumentach charakterystycznych dla realizacji logistyki magazynowania. Systemy WMS stanowią funkcjonalne uzupełnienie działających w sferze zarządzania przedsiębiorstwem systemów ERP. Oba te rozwiązania informatyczne, działające autonomicznie, powinny być spójne pod względem przetwarzania tych samych danych, powinna być zachowana zasada integracji baz danych tak, aby dane były wprowadzane do rozwiązania informatycznego jednokrotnie, w miejscu najbardziej do tego przeznaczonym.
Gdy system WMS pracuje autonomicznie, musi mieć możliwość przyjmowania zleceń od klientów na realizację wysyłek towarów, generowania zamówień dla firm dostarczających towary do magazynu. Możliwa jest wówczas ręczna rejestracja zleceń nadchodzących czy to drogą telefoniczną, pocztową, czy też faksem lub poprzez modem.
2.1 Zamówienia dla dostawców
Dokument tworzony jest na podstawie aktualnych stanów magazynowych. Do analizy stanu magazynu służą raporty tworzone przez system WMS. Na podstawie danych zamówienia zarejestrowanego w komputerze, przyjmuje się dostawę i sprawdza jej zgodność z zamówieniem.
2.2 Zlecenia od klientów
W „Dziale Kontaktów z Klientami" użytkownik systemu WMS wprowadza nadesłane przez odbiorców zlecenia zakupu lub dostawy będące podstawą przygotowywana i zrealizowania wysyłki.
Na podstawie wymienionych wyżej obu grup czynności (zamówień dla dostawców i zleceń od klientów) odbywa się zarządzanie zamówieniami generowanymi dla firm, w których zamawiany jest towar, oraz zleceniami otrzymywanymi od klientów, do których towar jest dostarczany. W obydwu przypadkach dokumenty opisywane są za pomocą cech takich jak: numer i data zamówienia, symbol dostawcy, priorytet ważności, numer zamówienia u klienta, termin dostawy, maksymalne spóźnienie, złożenia zamówienia, data zamknięcia, adres dostawy, dane listu przewozowego, szczegóły zamawianych artykułów.
2.3 Rezerwacja towarów
Rezerwacje są podstawą do przetrzymania towarów dla konkretnego odbiorcy, zanim pojawi się formalne zlecenie wysyłki. Zarezerwowane towary nie mogą być wykorzystywane w innych rezerwacjach, zleceniach czy wysyłkach dla innych klientów do czasu, gdy rezerwacja zostanie anulowana.
2.4 Potwierdzanie dokumentów wydania
Zdarza się, że nie wszystkie towary i nie zawsze w takich samych ilościach, w jakich zostały wysłane, są przyjmowane przez odbiorcę. Zdarzają się dostawy, których zawartość jest niezgodna z zamówieniem lub dokumentami dostawy, co jest błędem po stronie dostawcy (niezgodne ilości lub rodzaj dostarczanych towarów). Ponadto podczas przewozu może dojść do uszkodzenia towarów lub opakowań - co wystarczy, by odmówić ich przyjęcia. Użytkownik systemu powinien na podstawie odpowiednich dokumentów sprawdzić, które w ramach zrealizowanej wysyłki zostały przyjęte przez odbiorcę.