Oko na eksperta
TransEdu
TransEdu

Transport drogowy

Skuteczna Komunikacja 2023

kategoria:
Manager TSL 2024
14.11.2023

Komunikacja to nie tylko umiejętność przekazywania informacji, ale przede wszystkim zdolność do budowania trwałych relacji. Znaczenie ma ona zarówno w życiu zawodowym, jak i prywatnym, stając się jednym z głównych czynników sukcesu w środowisku biznesowym.

 

Budowanie relacji w biznesie

Zastanawialiście się kiedyś, jak skutecznie nawiązać relację z klientem? A może jak przekonać współpracowników do swojego pomysłu? Istotna jest komunikatywność. Bycie osobą komunikatywną to nie tylko łatwość w nawiązywaniu kontaktów, ale przede wszystkim umiejętność słuchania innych.

 

Sekret skutecznej komunikacji w środowisku TSL

W świecie technologii, gdzie coraz więcej interakcji przenosi się do wirtualnej przestrzeni, warto pamiętać, że komunikacja bezpośrednia, twarzą w twarz, nadal ma kluczowe znaczenie. Dla menedżerów w branży TSL, gdzie relacje z ludźmi są podstawą działania, kompetencje komunikacyjne są nieocenione.

 

Menedżer - mistrzem dialogu

Menedżer, to osoba, która pracuje dla ludzi, poprzez ludzi i z ludźmi. Osiągnięcie sukcesu w realizacji projektów w dużej mierze zależy od umiejętności skutecznej komunikacji z zespołem, klientami czy przełożonymi. Jasność przekazu, konsekwencja w działaniu i szacunek w relacji z innymi. Komunikacja to nie tylko słowa. To także umiejętność aktywnego słuchania, szacunku do prywatności innych oraz świadomość, że nasza mowa ciała często mówi więcej niż słowa.

 

Komunikacja - wszechobecna i wielowymiarowa

Nie tylko rozmowy, ale i raporty, maile czy spotkania są formą komunikacji. W każdej sytuacji, w której istnieje nadawca i odbiorca, dochodzi do wymiany informacji. Pamiętajmy więc, aby każdy nasz przekaz był jasny, spójny i autentyczny.

 

Fundamenty Skutecznej Komunikacji

Komunikacja to złożony proces, składający się z serii powiązanych działań. Aby ten proces mógł mieć miejsce, konieczne jest zaangażowanie przynajmniej dwóch stron: nadawcy i odbiorcy. Celem komunikacji jest wymiana informacji oraz budowanie i pielęgnowanie relacji. Jest to działanie dwustronne, które, by było skuteczne, musi być przekazywane w sposób klarowny i zrozumiały dla obu stron.

Komunikat, którym dzielimy się z innymi, nie ogranicza się jedynie do słów czy pisemnych treści. Obejmuje również gesty, mimikę czy nawet ton głosu. Kontekst, w jakim komunikat jest przekazywany – otoczenie, okoliczności czy kulturowe tło – odgrywa kluczową rolę w określeniu, w jaki sposób informacja zostanie odebrana i zinterpretowana.
 

Tajniki Komunikacji Werbalnej

Wchodzenie w interakcję z drugim człowiekiem często przychodzi nam naturalnie i spontanicznie. Bez głębszej refleksji przekazujemy myśli, kierując się intuicją lub emocjami, pragnąc wyrazić siebie lub przekonać innych do swojego punktu widzenia. Istnieją momenty, gdy nieśmiałość czy lęk przed nieporozumieniem stawiają nam kłody pod nogi. Ale opanowanie komunikacji werbalnej to w dużej mierze kwestia świadomości wyboru słów, kontrolowania języka ciała i wyczucia momentu oraz miejsca. To kompetencja, którą każdy może kształtować.

 

Po pierwsze, bądź autentyczny. Szczerość w relacjach stanowi podwaliny każdej interakcji. Poniższe zalecenia mają pomóc w zrozumieniu, jak skuteczniej komunikować się z innymi. Zastanów się nad tym, jakie konwersacje były dla Ciebie najbardziej pamiętne? Jakie postacie wzbudzają Twoje zainteresowanie? Jakie wartości cenisz w relacji z innymi?

Przygotuj się. Czy masz nadchodzącą rozmowę rekrutacyjną, spotkanie z zespołem czy rozmowę z klientem? Istnieją konwersacje, które wymagają uprzedniej przygotowawczej refleksji. Zastanów się:

 

Co chcesz przekazać?

Jaki jest cel tej interakcji?

Jak chcesz się czuć podczas tej rozmowy?

Kto jest docelowym odbiorcą Twojego przekazu?

 

Przygotowanie się zawsze się opłaca, zmniejszając stres i ułatwiając komunikację.

Mów jasno i na temat. Dbaj o konkret i zwięzłość. W biznesie ceni się fakty, precyzyjność i konkrety. Prowadzenie rozmówcy przez konwersację z pewnością zwiększy jego zaangażowanie.

Aktywnie słuchaj. Choć często mylimy komunikację z mówieniem, to aktywne słuchanie jest jej nieodłącznym elementem. Jest różnica między pasywnym słyszeniem a świadomym słuchaniem. Aktywne słuchanie to nie tylko odbiór słów, ale też zrozumienie intencji i emocji rozmówcy.

Zadawaj pytania. Kontrolują one tok rozmowy i pozwalają na głębsze zrozumienie rozmówcy. Pytania otwarte prowadzą do pełniejszej wymiany informacji i są wyrazem autentycznego zainteresowania.

Szczera estyma. W komunikacji najważniejsza jest empatia i wzajemny szacunek. Dbaj o dobrostan rozmówcy, nie oceniaj ani nie przerywaj. Pamiętaj, że każda osoba wnosi coś wartościowego do rozmowy.

 

Komunikacja niewerbalna: tajniki mowy ciała

Albert Mehrabian, znany amerykański psycholog, w swoich badaniach nad komunikacją analizował, jak ludzie interpretują przekaz werbalny i niewerbalny podczas rozmów. Jego badania ujawniły fascynujące statystyki:

 

Postawa, gesty, mimika: 55%

Ton głosu: 38%

Samo słowo: 7%

 

Choć minęło sporo czasu od tych badań (dokładnie z 1967 roku), to procentowy podział 7%-38%-55% jest wciąż żywy w świadomości ludzi, podkreślając, że prawdziwa komunikacja wykracza poza samą mowę.

Postawa: Jeśli pragniesz, by inni postrzegali cię jako osobę pewną siebie, pamiętaj o kilku kluczowych zasadach:

 

Zachowaj naturalną, ale wyprostowaną posturę.

Stań pewnie, ale bez sztywności.

Poruszaj się z gracją, świadomie.

Ręce powinny być widoczne, nie schowane w kieszeniach.

Zwracaj uwagę na odległość między tobą a twoim rozmówcą - nie za blisko, ale też nie zbyt daleko. Unikaj także barier fizycznych, takich jak stół.

Kontakt wzrokowy: Jest kluczem w każdej rozmowie. Twój wzrok mówi wiele o twoich intencjach. Trzymając kontakt wzrokowy w około 60-70% rozmowy, budujesz zaufanie.

 

Gesty: są one częścią naszej codzienności, ale ważne jest, aby były świadome. Unikaj gestów, które mogą rozpraszać, takich jak częste dotykanie twarzy czy bawienie się przedmiotami.

Mimika: twarz jest jak księga otwarta. Twoje emocje są na niej widoczne, dlatego zachowaj spokój, ale jednocześnie bądź autentyczny.

Sposób mówienia: to nie tylko co mówisz, ale jak to robisz. Twoja intonacja, tempo czy klarowność mogą wzmocnić lub osłabić twoją wypowiedź.

Chcesz wiedzieć, jak opanować sztukę mowy ciała podczas wystąpień publicznych? Zajrzyj do naszej lekcji na temat "Wystąpienia publiczne".

*Opisane badania dotyczące komunikacji zostały przeprowadzone przez Alberta Mehrabiana w roku 1967.
 

„Small talk” – sztuka luźnej konwersacji

W wielu sytuacjach, zwłaszcza zawodowych, zanim wchodzimy w główną część spotkania, niekiedy pojawia się moment na krótką, niezobowiązującą rozmowę. „Small talk”, jak sama nazwa wskazuje, to luźna konwersacja, która nie dotyczy tematów wrażliwych czy kontrowersyjnych.

Wyobraź sobie moment, gdy wchodzisz do sali konferencyjnej. Oprócz ciebie jest tam tylko twój szef. Czekacie na resztę zespołu. Jak zacząć rozmowę, aby nie było niezręcznie? Może spotkałeś na korytarzu kolegę, z którym rzadko rozmawiasz, a chciałbyś nawiązać kontakt? A co jeśli jesteś na konferencji i chcesz poznać nowego potencjalnego klienta?

 

Jest wiele osób, dla których taka luźna konwersacja to naturalność. Inni zaś czują się nieswojo i nie wiedzą, jak zacząć. Jak to zmienić?

 

Pierwszy krok

Zawsze warto zaczynać od uśmiechu. To pierwszy krok do nawiązania pozytywnego kontaktu. Jeżeli nie znasz osoby, z którą chciałbyś porozmawiać, przedstaw się. W kilku zdaniach opowiedz coś o sobie – to może być doskonały początek dłuższej rozmowy.

Odniesienie do wspólnego otoczenia to zawsze dobry pomysł. Może to być wspomnienie o pogodzie, komentarz na temat konferencji na której się znajdujecie, albo po prostu komplement dotyczący czyjegoś stroju.

 

Twoje podejście

Najważniejsza w „small talk” jest postawa. Zwróć uwagę na to, co mówi druga osoba, słuchaj uważnie, obserwuj mowę ciała. Okazuj zainteresowanie, reaguj na to, co mówi rozmówca. Jeśli nie masz zbyt wiele czasu na rozmowę, nie zagłębiaj się zbyt mocno w jeden temat. Płynnie przechodź od jednego zagadnienia do drugiego.

 

Podtrzymanie konwersacji

Czy kiedykolwiek zdarzyło Ci się utknąć po krótkiej wymianie zdań o pogodzie? Ważne jest, aby potrafić rozwijać rozmowę. Wzbogacaj ją o swoje spostrzeżenia, odnosiny do wypowiedzi partnera czy zmiany tematu na inny, lżejszy. Unikaj jednak kwestii kontrowersyjnych i nie krytykuj innych.

 

Jeśli zauważysz, że twoja rozmówca nie jest zainteresowany, być może po prostu ma gorszy dzień. Nie każda rozmowa musi być idealna.

 

Dwa minuty pewności

Chcesz poczuć się pewniej podczas rozmowy? Warto znać „pozycję siły”. Korzystaj z niej, gdy czujesz, że potrzebujesz dodatkowego wsparcia w trakcie konwersacji.


 

KOMUNIKACJA W BRANŻY TSL

Postawę dobrego zarządzania firma logistyczną stanowi dobra komunikacja. Szybki przepływ informacji pomiędzy dystrybutorem a kierownikami i pracownikami jest niezbędny. Źle zbudowany komunikat, czy treść przekazana w nieodpowiedniej formie może prowadzić do wielu nieporozumień, straty czasu i pieniędzy.

 

Rynek produktów i usług jest bogaty w narzędzia usprawniające komunikację w branży TSL. Firmy korzystają z komunikatorów, systemów wewnętrznych, list przewozowych, dokumentacji magazynowych, a także kodów. Dodatkowo na potrzeby wewnętrzne wypracowują swoje własne mechanizmy odpowiadające ich konkretnym potrzebom. Posługują się slangiem, czasami odpowiednimi znakami, kolorami, dokumentacją, systemem przepływu i gromadzenia informacji. Rozpoczynając pracę w danym sektorze, należy dokładnie zapoznać się narzędziami dedykowanymi do wykonywanej danej pracy i bezwzględnie z nich korzystać.

 

Kanał komunikowania spełnia funkcję mostu łączącego odbiorcę i nadawcę. Dzięki rozwijającej się technologii przekazujemy treści szybko i sprawnie nawet na bardzo duże odległości. Mimo wszystko, wciąż wyzwaniem pozostają wewnętrzne i zewnętrzne przeszkody, które nazywamy BARIERAMI komunikacyjnymi.

 

Bariery w komunikacji w branży TSL: jak przełamać trudności i budować skuteczną komunikację

Komunikacja stanowi podstawowy filar ludzkich interakcji. Jest ona kluczem do zrozumienia, współpracy oraz budowania wzajemnych relacji. W branży Transportu, Spedycji i Logistyki (TSL) skuteczna komunikacja jest nie tylko pożądana, ale wręcz niezbędna.

Bariery komunikacyjne to wszelkie elementy, które zakłócają lub przeszkadzają w przekazie informacji między nadawcą a odbiorcą. Mogą to być fizyczne przeszkody, takie jak hałas w otoczeniu, ale także indywidualne cechy, takie jak emocje, uprzedzenia czy różnice kulturowe. W branży TSL takie bariery są często spotykane - wielkie odległości, różnice stref czasowych, głośne maszyny w magazynach czy też ciągłe zmiany i innowacje.

Wobec tych wyzwań, kluczową rolę odgrywa zdolność managera do tworzenia atmosfery otwartości oraz zapewniania dostępu do aktualnych informacji. Kiedy lider daje przykład skutecznej komunikacji, zespół zaczyna naśladować ten wzór. Wspólne założenie, że komunikacja musi być dwukierunkowa, tworzy most między różnymi poziomami hierarchii.

Podstawą skutecznej komunikacji jest jasność przekazu. Informacje muszą być klarowne, konkretnie dotyczące danej sprawy, bez zbędnych ozdobników. Jeśli po przekazaniu komunikatu pojawiają się nieścisłości, ważne jest, aby dopytać i upewnić się, że wszystko zostało zrozumiane. Słuchanie jest tu kluczem - nie można lekceważyć uwag ani pomijać ich.

Jednak komunikacja to nie tylko mówienie. To również umiejętność słuchania, obserwacji i reagowania. Właściwe dostosowanie języka, zarówno werbalnego, jak i niewerbalnego, do odbiorcy oraz aktywne uczestniczenie w rozmowie jest niezwykle ważne.

Ale jak doskonalić te umiejętności w praktyce? Pierwszym krokiem jest samoświadomość. Zastanówmy się, co sprawia nam trudność i skoncentrujmy się na tym aspekcie. Praktykujmy, zaczynając od prostych gestów, takich jak utrzymanie kontaktu wzrokowego czy inicjowanie małej rozmowy. Z czasem, gdy poczujemy się pewniej, możemy podjąć bardziej zaawansowane działania.

Pamiętajmy, że sama wiedza teoretyczna nie jest wystarczająca. Kluczem jest praktyka, doskonalenie umiejętności i ciągłe uczenie się. W końcu, jak mawiają, praktyka czyni mistrza.

Powodzenia w doskonaleniu swoich umiejętności komunikacyjnych!