Systemy informatyczne wspierające pracę magazynu w Polsce wykorzystywane są niemal w każdym przedsiębiorstwie, a ich znaczenie ciągle rośnie ze względu na wzrost gospodarczy, związany także ze zwiększonymi obrotami towarowymi. Dostępność systemów i skuteczność ich wdrażania jest jednak bardzo zróżnicowana. Wiele osób zarządzających zastanawia się, czy kupować niezależny system WMS, czy też wdrożyć kolejny moduł działającego ERP.
Podstawowym zadaniem prowadzenia gospodarki magazynowej jest ewidencja ilościowa lub ilościowo-wartościowa przechowywanych towarów. Ewidencja ilościowa dotyczy magazynów logistycznych firm, które świadczą usługi magazynowania, natomiast ewidencja ilościowo-wartościowa występuje w firmach produkcyjnych i handlowych, które prowadzą ewidencję własnych towarów.
We własnym zakresie ewidencja ilościowo-wartościowa ogranicza się zwykle do wystawiania dokumentów potwierdzających przyjęcia i wydania z magazynu. Prowadzona jest w każdym przedsiębiorstwie, które zobowiązane jest do prowadzenia ewidencji księgowej i, ogranicza się do rejestrowania minimalnych informacji potrzebnych do określenia stanów zapasów magazynowych oraz ich wyceny. W takim zakresie można ewidencję prowadzić „ręcznie”, za pomocą tzw. kartotek towarowych, choć w XXI wieku mało kto w ten sposób działa, gdyż każdy podstawowy program handlowo-magazynowy lub system ERP potrafi prowadzić ewidencję związaną z gospodarką magazynową.
Sytuacja wygląda zupełnie inaczej, gdy firma przeprowadza tysiące operacji w magazynie dziennie, a tym bardziej, gdy prowadzi magazyn na zasadzie outsourcingu. Pojawiają się wtedu zupełnie nowe wyzwania i potrzeby. Oprócz informacji o ilości danego towaru, pojawia się potrzeba znajomości jego rozmieszczenia. Gdy na jednej zmianie pracuje wielu magazynierów, pojawia się potrzeba sterowania ich pracą wraz z kontrolą wykonania zleceń. W firmach logistycznych pojawia się także potrzeba wyceny usług magazynowych w celu obciążenia klienta fakturą za takie usługi. Odpowiedzią na takie zapotrzebowania jest system klasy WMS.