Jak skutecznie prowadzić spotkania biznesowe?
Skuteczna praca zespołów i ogólna wydajność organizacji w dużej mierze zależy od jakości prowadzonych spotkań. Spotkania stanowią element komunikacji, odgrywają ważną rolę w rozwiązywaniu problemów i podejmowaniu decyzji. Jednak nie można zapominać, że nieefektywnie prowadzone spotkania mogą okazać się kosztowne, czasochłonne i nie przynoszące oczekiwanych rezultatów. Dlatego warto znać zasady, które umożliwią prowadzenie efektywnych spotkań.
Z tego artykułu dowiesz się:
Jak odpowiednio przygotować się do spotkania.
Jak skutecznie prowadzić dyskusję.
Jak zakończyć spotkanie, mając jasny plan dalszych działań.
Z badań wynika, że pracownicy poświęcają na spotkaniach biznesowych nawet ponad jedną trzecią swojego czasu pracy. Niestety, nie wszystkie z tych spotkań są owocne. Często brak jasno określonego celu, niedostateczne przygotowanie prowadzącego czy nieodpowiednio dobrana grupa uczestników sprawiają, że dyskusje trwają bez końca, a efekty są mizerne. W rezultacie uczestnicy są sfrustrowani, a menedżerowie szukają sposobów na poprawę efektywności. Koszt nieudanego spotkania? Wystarczy pomnożyć liczbę uczestników przez ich czas i stawki wynagrodzenia.
Aby unikać takich sytuacji, ważne jest, by każde spotkanie biznesowe miało klarowną strukturę, uwzględniającą trzy etapy: przygotowanie, przeprowadzenie i zakończenie.
Przede wszystkim - odpowiednio się przygotuj
Mawiają, że aż 95% sukcesu zależy od dokładnego przygotowania. Kluczem jest więc posiadanie jasno określonego planu. W kontekście spotkania biznesowego planowanie zaczyna się już w chwili decyzji o jego zorganizowaniu. Obejmuje to ustalenie agendy, wyznaczenie odpowiednich osób do udziału, a także określenie oczekiwanych rezultatów. Tworząc plan spotkania, warto zadać sobie kilka kluczowych pytań.
1. Cel i rezultat:
Dlaczego spotkanie ma się odbyć?
Jakie są oczekiwane rezultaty?
Pierwszym etapem planowania jest określenie celu spotkania. To, dla jakiego powodu się spotykamy i jakie wyniki chcemy osiągnąć, powinno być jasne dla wszystkich uczestników. Cel kieruje uwagę, a rezultat stanowi jasny punkt odniesienia dla postępów w trakcie spotkania i ostatecznej oceny jego skuteczności.
2. Forma:
Czy rzeczywiście potrzebujemy spotkania?
Czy istnieją alternatywne sposoby komunikacji?
Czy spotkanie ma się odbyć w formie zdalnej czy na żywo?
Nie zawsze konieczne jest organizowanie formalnego spotkania. Jeżeli oczekiwane rezultaty można osiągnąć poprzez e-mail, rozmowę telefoniczną czy spotkanie indywidualne, warto to rozważyć. Ważne jest, aby zoptymalizować wykorzystanie czasu wszystkich uczestników.
3. Uczestnicy:
Kto jest niezbędny do realizacji celu spotkania?
Chociaż może się wydawać, że większa grupa przyniesie więcej pomysłów, w praktyce zbyt liczne zgromadzenie może utrudnić komunikację i osiągnięcie konsensusu. Optymalna liczba uczestników wynosi zazwyczaj od 5 do 8 osób, w tym osoba decyzyjna. Ważne jest również, aby dobrze zaplanować udział poszczególnych osób, tak by każdy miał szansę przyczynić się do osiągnięcia celu.
4. Agenda:
Jakie tematy zostaną poruszone?
Agenda, czyli plan spotkania dokument, który pozwala uczestnikom przygotować się do dyskusji. Dobrej jakości agenda zawiera tematy wraz z przewidywanym czasem ich omawiania. Priorytetyzacja tematów jest ważna, aby upewnić się, że najważniejsze kwestie są omawiane na początek. Agendę warto rozpowszechnić wśród uczestników przed spotkaniem, tak by byli oni świadomi celów i mogli się odpowiednio przygotować.
5. Logistyka:
Kiedy i gdzie odbędzie się spotkanie?
Kiedy i na jakiej platformie odbędzie się spotkanie?
Warto upewnić się, że wybrane miejsce jest dostępne, a wszyscy kluczowi uczestnicy mogą uczestniczyć w wyznaczonym terminie. Ważne jest również, aby wszystkie niezbędne materiały, takie jak prezentacje, raporty czy zadania, były dostępne i przygotowane na czas. W przypadku spotkania online ważne jest udostępnienie linku, oraz agendy wszystkim uczestnikom spotkania, przed planowanym wydarzeniem.
Pamiętajmy: odpowiednie przygotowanie jest kluczem do efektywności każdego spotkania. Im więcej wysiłku włożymy w początkową fazę planowania, tym większe szanse na osiągnięcie pożądanych rezultatów.
JAK PROWADZIĆ SPOTKANIE:
Być gospodarzem spotkania:
Spotkania wymagają lidera, czyli gospodarza, który czuwa nad jego przebiegiem.
Osoba prowadząca wita uczestników, wyznacza cel i oczekiwany efekt końcowy spotkania.
Kontroluje czas, mobilizuje do aktywnego udziału i nadzoruje dyskusje.
W przypadku pojawienia się problemów na spotkaniu, warto zastosować techniki takie jak: przypomnienie o celu spotkania, promowanie pozytywnych postaw, zadawanie konkretnych pytań czy też podsumowanie wypowiedzi. Jeśli spotkanie jest online, warto sprawdzić takie elementy jak kamera (odpowiednie światło), dźwięk, przygotować słuchawki. Ważne by spotkanie online, również odbywało się w cichym miejscu, bez szumów z zewnątrz (np. można zamknąć okno).
Rozpoczynać punktualnie:
Unikać zwłoki w rozpoczęciu spotkania. Punktualność jest oznaką profesjonalizmu i szacunku do uczestników.
Wyjaśnienie celu i efektu spotkania:
Uczestnicy powinni wiedzieć, jaki jest cel spotkania i jakie są oczekiwane rezultaty.
Nie przechodzić do kolejnych punktów agendy, jeśli uczestnicy nie są pewni celu spotkania.
"Parkowanie" wątków pobocznych:
Jeśli podczas spotkania pojawiają się tematy niezwiązane z agendą, warto je "zaparkować" na później, by nie rozpraszały uwagi. Wrócić do tych tematów, gdy jest na to odpowiedni moment.
Zaangażowanie wszystkich uczestników:
Zapraszać do spotkania tylko te osoby, które są istotne dla danego tematu.
Upewnić się, że wszyscy uczestnicy mają możliwość wypowiedzenia się.
Lider powinien dbać o równowagę w dyskusji i nie pozwolić na dominację jednostek.
Zakończenie jednego tematu zanim przejdziesz do następnego:
Upewnij się, że wszelkie ustalenia zostały jasno zdefiniowane i zaakceptowane przez wszystkich uczestników, zanim przejdziesz do kolejnego punktu.
Wszystkie decyzje powinny być konkretnie sformułowane i przydzielone odpowiednim osobom do realizacji.
Pamiętaj, do skutecznego prowadzenia spotkania jest dobre przygotowanie, zaangażowanie uczestników, umiejętne moderowanie dyskusji oraz koncentracja na określonych celach. Właściwe prowadzenie spotkania to nie tylko umiejętność, ale także sztuka.
ZAKOŃCZENIE SPOTKANIA:
Określ: Co, kto i do kiedy:
CO - precyzyjnie określ, co ma zostać wykonane.
KTO - wyznacz jedną konkretną osobę odpowiedzialną.
KIEDY - ustal dokładną datę realizacji.
Spotkanie powinno się zakończyć podsumowaniem osiągniętych ustaleń w odniesieniu do założonego celu oraz określeniem dalszych kroków według wyżej wymienionej zasady. Nawet jeśli czas się skończy, a cel nie został osiągnięty, warto określić dalsze działania.
W ciągu ostatnich 10 minut spotkania warto przeanalizować to, co zostało osiągnięte, a następnie spisać dalsze kroki, termin realizacji i osobę odpowiedzialną. Nasza rola polega również na monitorowaniu realizacji zadań. Ustalenia gwarantują, że spotkanie miało wartość dodaną dla zespołu i organizacji.
Zakończ punktualnie:
Kontrola czasu spotkania spoczywa na prowadzącym. Kiedy zbliża się czas zakończenia, należy przejść do podsumowania i ewentualnych ustaleń. Konieczne jest zakończenie spotkania zgodnie z planem. Jeśli oczekujemy punktualności od uczestników, musimy sami ją stosować. Przedłużające się spotkania mogą demotywować i obniżać zaangażowanie uczestników.
Na zakończenie upewnij się, że wszyscy zrozumieli podjęte decyzje i podziękuj za udział oraz wkład w spotkanie.
Analizuj i wyciągaj wnioski:
Warto poświęcić chwilę po spotkaniu na refleksję. Pomaga to w doskonaleniu umiejętności prowadzenia kolejnych spotkań. Jeśli spotkanie nie spełniło oczekiwań, warto zastanowić się, co poszło nie tak. Możesz również prosić uczestników o feedback – czy to bezpośrednio, czy przez anonimowe ankiety.
Prześlij podsumowanie:
Nieefektywność wielu spotkań wynika z braku działań po ich zakończeniu. Kluczem jest przekazanie ustaleń do odpowiedniego systemu zarządzania zadaniami oraz informowanie zaangażowanych osób o postępach. Ważne jest również regularne monitorowanie postępów i określenie osoby odpowiedzialnej za ten proces.
Jeżeli zespół zrealizuje zadania z sukcesem, warto to odpowiednio uczcić i docenić ich wkład. Motywuje to do dalszej pracy.
Dlaczego jest tak ważne, aby określić efekt spotkania biznesowego?
Mówi do czego dążymy I nad czym pracujemy podczas spotkania.
Wszystkie odpowiedzi są prawidłowe.
Gdy efekt jest określony, spotkanie jest atrakcyjniejsze dla uczestników.
To gwarancja jakości spotkania .
Źródło: Berger. K., Jak prowadzić efektywnie spotkania biznesowe, www.edu.trans.eu, [dostęp: 15.10.2023].