Zlecenie transportowe jest niewątpliwe jednym z najważniejszych dokumentów pojawiających się podczas wykonywania umowy przewozu. Jednak nie dla wszystkich pojęcia zlecenia transportowego i umowy przewozu są jasne. Czym więc jest zlecenie transportowe i kiedy zostaje zawarta umowa przewozu?
Na samym początku warto przypomnieć, jak wygląda łańcuch wykonania zlecenia transportowego i jakie to ma odniesienie do przepisów prawnych. Dzięki nowoczesnym technologiom umowa przewozu jest najczęściej zawierana na platformie transportowej. Wystawienie oferty ładunku w określonym czasie na giełdzie transportowej możemy uznać za zaproszenie do zawarcia umowy. Kontrahenci negocjują warunki, cenę i najważniejsze kwestie związane z ładownością pojazdu, wymaganymi dokumentami, rodzajem towaru itd. Często pojawia się pytanie - kiedy właściwie nastąpiło zawarcie umowy?
Sprawa jest jasna, jeśli zleceniodawca wysyła mailowo dokument zlecenia, a przewoźnik je podpisuje i wysyła podpisane do zleceniodawcy. W większości przypadków zawarcie umowy następuje z chwilą przystąpienia do realizacji umówionych warunków. Jeśli kontrahenci określą istotne warunki umowy (w tym cenę, miejsce i czas przewozu) np. na komunikatorze giełdy transportowej lub mailowo, w konsekwencji czego przewoźnik zaakceptuje transakcję - umowę uznamy za zawartą. Nawet jeśli przewoźnik formalnie nie zaakceptuje transakcji, ale podstawi pojazd na załadunek i wykona przewóz - umowę uznamy również za skutecznie zawartą. Szczególnie często zdarza się to między przedsiębiorcami, którzy pozostają ze sobą w stałych stosunkach gospodarczych. Jeżeli przedsiębiorca otrzyma od swojego stałego partnera gospodarczego np. maila ze zleceniem bądź z treścią zawierającą istotne warunki umowy, to brak niezwłocznej odpowiedzi na ofertę będzie poczytany jako przyjęcie oferty. Mamy wtedy do czynienia z dorozumianym lub milczącym przyjęciem oferty.
Tymczasem prawo swoje, a zwyczaje swoje. Kolejnymi etapami łańcucha transportowego będzie wykonanie przewozu, wysyłka listu przewozowego CMR oraz innych dokumentów transportowych do zleceniodawcy, a na końcu wystawienie faktury VAT i oczekiwanie na płatność. Na tym etapie często zaczynają się największe problemy. Zleceniodawca chce obciążyć przewoźnika za niedostarczenie dokumentów w terminie, opóźnienie w dostawie, brak wymiany palet, uszkodzenie towaru. W tym celu stosuje się przeróżne kary umowne. W tych wypadkach należy wrócić do etapu negocjacji i dokładnie przeanalizować, na co przewoźnik zgodził się przyjmując zlecenie transportowe, a także co zostało ustalone na komunikatorze giełdy transportowej. Dlatego tak ważne jest dokumentowanie wszystkich ustaleń pisemnie. Niestety z ustaleń telefonicznych nie mamy żadnych dowodów na poparcie swoich racji.
Jak można się bronić przed bezzasadnymi obciążeniami oraz sprzecznymi z prawem karami umownymi? O tym w kolejnej części poradnika Zwyczaje transportowe a prawo.
Paulina Eliasz-Pietrusewicz - Starszy Prawnik w Kancelarii Translawyers Widuch i Wspólnicy. Absolwentka prawa na Uniwersytecie Wrocławskim oraz Szkoły Prawa Niemieckiego działającej we współpracy Uniwersytetu Humboldtów w Berlinie. Specjalista do spraw związanych z rynkiem niemieckojęzycznym. Doświadczona w obsłudze klientów z branży transportowej w aspektach prawnych krajowych oraz zagranicznych.