Co to jest potwierdzenie zamówienia?
Potwierdzenie zamówienia jest jednym z podstawowych dokumentów, które obowiązują w logistyce. To pisemne potwierdzenie od spedytora, że ma on wszelkie niezbędne dane i informacje, a warunki umowy są zgodne z wolą obu stron. Potwierdzenie zamówienia to dokument niezwykle istotny, który także informuje drugą stronę o przyjęcie jej przesyłki i dalszym przekazaniu odpowiedzialności za jej stan spedytorowi. Tego typu dokument można spotkać nie tylko w logistyce, ale także w handlu internetowym.
Zamówienie jako podstawa przepływu informacji
Potwierdzenie zamówienia to także konkretna informacja dla obu stron o ostatecznie podjętych decyzjach dotyczących umowy w ramach usługi transportowej. Na tego typu dokumencie powinna się znaleźć informacja na temat podjętego ładunku, jego dokładnych parametrów oraz ceny za wykonanie usługi spedycyjnej. Wygenerowanie potwierdzenia zamówienia do klienta to także znak, że spedytor jest już przygotowany do podjęcia ładunku i wszczyna niezbędne procedury oraz rozpoczyna przygotowywanie towaru do wysyłki.
Tworzenie dobrych potwierdzeń zamówień
Potwierdzenie zamówienia to bardzo ważny dokument i dlatego istotne jest tworzenie dobrych i sprawdzonych szablonów, które będą wystarczające klarowne dla klienta oraz spedytora. Dobrze zaprojektowane potwierdzenie zamówienia jako materialny dokument poprawia znacznie relację z klientem, a także daje natychmiastowy wgląd do wcześniej zawartych decyzji w przypadku pojawienia się niejasności lub problemów związanych z wysyłką towaru.
Relacje dwustronne w spedycji
W przypadku, gdy coraz więcej umów w transporcie spedycyjnym zawiera się poprzez platformy logistyczne oraz formularze umieszczone na stronach internetowych, to istotne z punktu widzenia relacji klient-usługodawca jest tworzenie dobrych dokumentów potwierdzający realizację usługi spedycyjnej. Dlatego potwierdzenie zamówienia powinno być dobrze zaprojektowany dokumentem, który na piśmie informuje o wszystkich warunkach, stanie oraz ilości ładunku, którego podjął się spedytor.