TransID otrzymasz rejestrując się w aplikacji TransEdu, jeśli jej jeszcze nie masz, ściągnij ją i zarejestruj się.

Jak prowadzić efektywne spotkania biznesowe?

Spotkania mają fundamentalne znaczenie dla skutecznej pracy zespołów i całej organizacji. Są podstawowym narzędziem komunikacji, wspierają przy rozwiązywaniu problemów i podejmowaniu decyzji. Z drugiej jednak strony są kosztowne i czasochłonne, a sposób ich prowadzenia ma bezpośredni wpływ na oczekiwany rezultat. Poznaj reguły, które wprowadzone w praktykę managerską przekładają się na wymierne korzyści dla zespołu i całej organizacji.

Z lekcji dowiesz się:

  • jak przygotować się do spotkania
  • jak poprowadzić spotkanie
  • jak zakończyć spotkanie, by wyjść z oczekiwanym rezultatem

Szacuje się, że pracownicy spędzają na spotkaniach ponad jedną trzecią swojego czasu pracy. Część z nich nie przynosi żadnych korzyści ze względu na niejasny cel, nieprzygotowanie prowadzącego, nieodpowiednie osoby lub rozwlekłe dyskusje, z których nic nie wynika. Uczestnicy są rozczarowani, a managerowie zastanawiają się, co można zrobić lepiej bowiem nieefektywne spotkanie, to spory wydatek. Kalkulacja jest prosta, wystarczy pomnożyć ilość osób obecnych na spotkaniu przez czas i stawkę pracowników i mamy koszt jednego zebrania.

Każde spotkanie biznesowe, niezależnie od jego celu, powinno mieć odpowiednią strukturę uwzględniającą przygotowanie, przeprowadzenie i zakończenie z jasnym planem działania.

 

PO PIERWSZE - PRZYGOTUJ SIĘ DO SPOTKANIA

Mówi się, że 95% sukcesu tkwi w świadomości tego, co chcemy zrobić i jak chcemy to osiągnąć. Konieczne jest więc posiadanie planu, który w przypadku spotkania biznesowego rozpoczyna się w momencie podjęcia decyzji o jego zorganizowaniu, poprzez egzekucję i wypracowane rozwiązanie. Plan buduje się na kilku zasadniczych pytaniach:

 

1. Po co i dlaczego:

Co jest powodem spotkania?

Co ma być jego rezultatem?

Pierwszym zasadniczych krokiem podczas planowania jest dookreślenie powodu spotkania i jego rezultatu. Cel skupia uwagę uczestników na zadaniu, rezultat natomiast jest jak przystanek, na którym powinniśmy wysiąść w drodze do naszego celu. Jasno zdefiniowany powód spotkania wraz z oczekiwanym efektem, to przejrzysta informacja, nad czym pracujemy i do czego dążymy. W razie potrzeby łatwo możemy odwołać się do powodu spotkania, a na koniec ocenić, czy udało się wypracować, to co zakładaliśmy.

 

2. Jak:

Czy to musi być spotkanie?

Czy jest jakaś inna możliwość?

Spotkania nie zawsze są jedynym, najlepszym rozwiązaniem. Jeżeli efekt może być osiągnięty poprzez inne działanie, jak np. wysłanie maila, telefon, lub rozmowę jeden na jeden, nie ma potrzeby organizować spotkania dla kilku osób. Należy się zastanowić, jak najefektywniej wykorzystać czas uczestników, aby uzyskać oczekiwany rezultat.

 

3. Kto:

Bez kogo spotkanie nie może się odbyć?

Logiczne wydaje się, że im więcej osób na spotkaniu, tym więcej wygenerowanych, pomysłów, zawziętej dyskusji i istotnych sugestii. W rzeczywistości jest wręcz przeciwnie, im więcej osób, tym trudniej zarządzać rozmową i znaleźć wspólne porozumienie. Im mniej uczestników tym mniejsza konkurencja, a większa współpraca, zaangażowanie i motywacja. Najefektywniejsze spotkania odbywają się w grupie od 5 do 8 osób, gdzie jednym z kluczowych uczestników jest osoba decyzyjna mająca bezpośredni wpływ na efekt spotkania. Warto również mieć na uwadze, że nie wszyscy muszą być obecni na całości spotkania, a ewentualny podział grupy uwzględnić w agendzie.

 

4. Co:

Jakie tematy zostaną poruszone?

Kolejnym bardzo ważnym krokiem jest stworzenie agendy, czyli zapisanie wszystkich tematów/wątków/kwestii, które chcemy, aby zostały poruszone. Agenda jest jak plan działania. Czarno na białym, krok po kroku wiemy, o czym będziemy mówić a z perspektywy uczestnika, z jakich zagadnień należy się przygotować.

Dobrze przygotowana agenda zawiera realistyczne ramy czasowe, przy każdym z omawianych tematów. Określenie ile czasu powinny zająć poszczególne punkty, pozwala śledzić postęp względem planu i w razie potrzeby zareagować, by osiągnąć oczekiwany rezultat. Dobrą praktyką jest umieszczenie najważniejszych zagadnień na samym początku naszej listy, jeżeli spotkanie zostanie z jakiegoś powodu przerwane lub ktoś będzie musiał wyjść, będziemy mieć pewność, że to, co priorytetowe zostało omówione. Przygotowanie agendy i wysłanie jej do uczestników zapewnia ich zaangażowanie i przygotowanie do spotkania pod warunkiem, że wypunktowane tematy są zrozumiałe dla drugiej strony.

 

5. Kiedy i gdzie:

Ostatnim etapem przygotowania do spotkania jest zorganizowanie wydarzenia i zaproszenie uczestników. W dużych biurach warto zadbać o wcześniejszą rezerwację dogodnej dla nas sali. Zaproszenie wraz z celem, efektem, agendą i terminem wysyłamy na tyle wcześniej, aby mieć pewność, że uczestnicy będą mogli się przygotować. Zanim jednak wyślemy zaproszenie, należy potwierdzić dostępność kluczowych osób. To oni będą wyznacznikiem tego, czy spotkanie będzie miało sens.

Na spotkanie przychodzimy przygotowani, a to oznacza sięgnięcie po istotne dla omawianej kwestii informacje. Warto zadbać o prezentacje, wydrukowaną agendę, materiały, raporty, czy zadania.

Im więcej czasu poświęcimy na przygotowanie, tym większe prawdopodobieństwo osiągnięcia zamierzonego efektu.

 

Strona 1/3

OFICJALNE ZAŚWIADCZENIA WIRTUALNEJ AKADEMII, POTWIERDZAJĄCE TWOJE KOMPETENCJE I WIEDZĘ MOŻESZ OTRZYMAĆ BIORĄC UDZIAŁ W EGZAMINACH ORGANIZOWANYCH PRZEZ NASZE UCZELNIE PARTNERSKIE.
Rozwiąż test wiedzy

Oko na eksperta

Karolina Berger
23.07.2018
Adam Redmer
kategoria:
Transport drogowy
29.01.2018